Problematik
Integriertes Kommunikationsmanagement folgt in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zumeist noch keinen standardisierten Prozessen. Vorhandene technische Lösungen zur Gestaltung von Informations- und Kommunikationssystemen werden isoliert genutzt, ohne deren digitales Vernetzungspotenzial auszuschöpfen. Die zumeist analog und kaum systematisch geplante Unternehmenskommunikation erschwert die Kollaboration unterschiedlicher interner und externer Akteure. Das 2019 gestartete Demonstrationsprojekt „iKMS“ hatte sich zum Ziel gesetzt, ein zentrales Steuerungssystem für die interne und externe Kommunikationsarbeit von KMU zu entwickeln. Die Open-Source-Software hilft KMU, ihre Kommunikationsprozesse zu systematisieren, digital abzubilden und in die bestehenden Kommunikations- und Informationsprozesse zu integrieren. Es integriert in der Planungsphase verschiedene Anwendungen des Office 365-Pakets sowie der kostenlosen Projektverwaltungssoftware Trello – KMU setzen zur Kollaboration jedoch häufig kostenlose Basisprogramme ein, um interne Lizenzkosten und externe Zutrittshürden zu reduzieren.
Lösung
In der Beta-Phase wurde das Kommunikationsmanagementsystem schrittweise weiterentwickelt und hinsichtlich KMU-spezifischer Arbeitsumgebungen und Prozessen, technischer Infrastruktur sowie funktionale Bedarfen an die Anforderungen von KMU angepasst. Die kostenpflichtigen Anwendungen des 365-Pakets wurden durch kostenlose Alternativen ersetzt, um die gelebte Praxis des vernetzten Kommunikations- und Projektmanagements in KMU realer abzubilden.
Vorteile
- Nutzung und Einbindung vorhandener technischer Ressourcen (Office, G-Suite)
- Barrierefreie Integration externer Akteure in das Projektmanagement der Unternehmenskommunikation
- Verbindung von Planungs-, Steuerungs- und Evaluationsprozessen
- Nutzung cloudbasierter Anwendungen zur orts -und zeitunabhängigen Kommunikationssteuerung